Como hacer la transcripción:

Usando Microsoft Excel^{® (el método preferido)}:

1. Como todas las transcripciones van a ser reunidas en una misma base de datos, es muy importante que se use el mismo formato en todas las transcripciones. Haga el favor de seguir las instrucciones minuciosamente. Si usted es un nuevo voluntario (o una nueva voluntaria) haga el favor de mandarnos los resultados por e-mail cuando complete la primera página para ver si hay algún problema antes de continuar.

2. Haga el favor de transcribir los datos por medio de Microsoft Excel^® siguiendo el modelo del ejemplo mas abajo. Si usted no tiene Microsoft Excel^®, puede utilizar cualquier otro programa de "spreadsheet" siempre y cuando yo lo pueda leerlo con Excel - puede guardar su spreadsheet como archivo delimitado por comas. Siempre mande una pagina de prueba para asegurar que no hay problemas antes de hacer mucho trabajo. También puede usar cualquier programa de procesar palabras ("word processor") - pero haga el favor de seguir las instrucciones y el formato descrito mas adelante.

3. Haga el favor de seguir las siguientes instrucciones exactamente (vea el ejemplo de transcripción al final de esta página):

   • Use el modelo indicado en el ejemplo al final de esta página. No es necesario ponerle título a las columnas a no ser que usted quiera hacerlo para ayudarse en la transcripción (yo borrare los títulos al unir su contribución a la base de datos).

   • NO use ningún acento (no queremos ordenar la "á" separado a la "a").

   • NO use la palabra "y" en frente del segundo apellido (no queremos ordenar los datos por esta palabra).

   • NO use la dieresis (dos puntos) sobre la letra "u". Escriba "Aguero" y no "Agüero"

   • SI use la letra "ñ". Usted puede entrarla manteniendo presionada la tecla "ALT" y entrando la secuencia "164" en el teclado numérico al extremo de su teclado (si esto no funciona pruebe con "0241").

   • Use una linea horizontal de celdas para cada soldado

   • Si no hay datos para entrar en una celda, simplemente deje la celda en blanco.

   • Si la entrada dice "idem" ó "id." NO escriba la palabra "idem". La palabra "idem" significa "igual que arriba". Suba su vista por la columna hasta que encuentre la primera entrada que no dice "idem" y entre lo que dice en esta celda. (Cuando los datos se ordenen, "idem" perderá su significado)

   • No entre los datos de la referencia del archivo que aparecen en las ultimas tres columnas ("libro, folio, número"), y tampoco las "observaciones" que aparecen a la extrema derecha de algunos nombres.

   • Entre la fecha de ingreso a la guerra en la forma 5-Abr-97 (use las tres primeras letras del mes en Castellano (no lo traduzca al Inglés - use "Ene, Feb, Mar, Abr, May, Jun, Jul, Ago, Sep, Oct, Nov, Dic"). No es necesario entrar zeros a la izquierda (01 en vez de 1)

   • En la columna titulada "Cuerpo" entre el código que hemos asignado a la unidad o Regimiento. Estos códigos se encuentran en nuestra Lista de Regimientos

     Si el primer grupo de soldados en su primera página no indica el regimiento, pregúntenos y nosotros buscaremos en la página anterior el regimiento que corresponde.

     Si encuentra un Regimiento u otro Cuerpo que no aparece en nuestra lista, avísenos y nosotros le asignaremos un numero de código.

   • Una de las ventajas de usar Excel^®, es que una vez que uno ha entrado un dato en una celda, el programa trata de automáticamente llenar la misma información en la celda mas abajo en la misma columna. Esto puede ahorrar algún tiempo. También usted puede copiar datos, como el "Cuerpo", que se repita en una larga lista de nombres. Debe tener en cuanta, sin embargo, que a veces esto es contraproducente. Si usted primero escribe "Jose Antonio" y en una linea mas abajo escribe "Jose", Excel automáticamente le añade el "Antonio" y tendrá que manualmente borrarlo. Mantengase alerta de este funcionamiento para evitar errores.

Usando un "Word Processor":

1. Favor de ver el ejemplo de transcripción que aparece mas abajo en esta página.

2. No use ningún tipo "elegante", letras oscuras, subrayados, subscritos o superscritos. Nosotros necesitamos un archivo de texto sencillo para poderlo importar a nuestra base de datos.

3. No trate de entrar los datos en un formato de "tabla" dentro del "Word Processor". Necesitamos los datos en formato de texto sencillo.

4. Use una linea para cada soldado.

5. Use las mismas reglas de formato para cada campo descritas anteriormente para Excel^®.

6. Separe cada campo de información dentro de una linea usando una coma. Si no hay información para un campo, simplemente entre la coma para indicar que salta a la próxima columna (la base de datos requiere que cada linea tenga el mismo numero de columnas - por tanto cada linea debe tener exactamente 8 comas separando las 9 columnas, ni mas ni menos.

Como enviar su transcripción después de terminada:

• Haga el favor de guardar su trabajo bajo el siguiente nombre de archivo:
  • Xnnnnn.xls  (en el caso de un archivo Excel^®), o
    Xnnnnn.txt  (en el caso de un archivo de "word processor" - asegúrese de guardarlo como un archivo de texto sencillo tipo ".txt")

    donde:

    • "X"; el la primera letra de la lista de apellidos que usted esta transcribiendo
      "nnnnn"; es el número del primer soldado que aparece en la página.

  Como ejemplo, si el Sargento Ballate, en el ejemplo al final de la pagina, era el primer nombre en la página, el archivo Excel^® debe llamarse B5309.xls y el archivo de "word processor" debe llamarse B5309.txt. Esto nos ayudará a mantener la razón cuando recibamos archivos de muchos diferentes voluntarios.

• Después de completar cada página, haga el favor de mandarlas a ambas de las siguientes direcciones:

  
  

  NO mande la transcripción a la lista CUBA-L.

  Nosotros comprobaremos el formato, convertiremos el archivo a la base de datos y la pondremos en el Web tan pronto sea posible.

Unos apuntes finales:

• Trabaje a su propio paso. Si usted encuentra que no le es posible continuar por cualquier razón, haga el favor de avisarnos lo antes posible para que podamos pasar el trabajo por hacer a otro voluntario.

• Los datos se pondrán en el Web en la siguiente dilección URL: http://www.cubagenweb.org/mil/mambi/e-index.htm

• Planeamos poner los nombres de todos los voluntarios a no ser que usted nos digan que no. Haga el favor de decirnos si prefiere mantenerse anónimo.

  ¡Muchas gracias de parte de todos los interesados en la genealogía Cubana!

  María de la Torre y Ed Elizondo

Ejemplo de Transcripción

Datos Originales:

Cuartel General del General en Jefe

Transcripción usando Excel^®:

Transcripción de "Word Processor":

5309,Ballate,Mantecon,Manuel,Bernardo,Concepcion,Sargento 1a,20-Abr-95,C-HQ
5310,Brizuela,,Ismael,,,Sargento 1a,12-Jun-95,C-HQ

(note el mismo numero de comas, 8 en cada línea)

Favor de notar:

• Apellido 1 = primer apellido listado

• Apellido 2 = segundo apellido (de estar presente - siempre aparece antes de la coma en la lista original)

• Nombre = nombre(s) de pila (incluya iniciales si las hay - siempre aparece después de la coma)

• Padre = nombre de pila del padre (generalmente el primero de los dos nombres de padres, antes de la coma)

• Madre = nombre de pila de la madre (después de la coma)

  Si solo aparece un nombre use su mejor juicio - si termina en "o" generalmente es el nombre del padre, si termina en "a" de la madre.

• Grado = grado indicado (no entre la palabra "idem") . Entre los grados de Sargento como "Sargento 1o" o "Sargento 2o". No use superescritura.

• Ingreso = fecha de ingreso a la Guerra (éntrela de forma dd-Mon-yy)

• Cuerpo = nuestro código correspondiente al Regimiento que aparece encabezando la lista de nombres. Obtenga este código de nuestra Lista de Regimientos, o pregúntenos si no lo puede encontrar.)

Preguntas y Respuestas

Hemos recibido algunas preguntas y pensamos que quizás ayude el ponerlas aquí con las respuestas.

Primero déjeme explicar que voy a tomar su transcripción y convertirla en un archivo de texto delimitado por comas, muy similar a la transcripción de "word processor" descrita anteriormente. Pensé que usando Excel haría el trabajo mas fácil manteniendo la información alineada en las columnas, facilitando copiar los datos repetidos como nombres de regimientos, y evitar el uso de tipografía especial (la base de datos requiere el texto sencillo).

Aquí tienen el primer grupo de preguntas y respuestas:

1. En el ejemplo de la transcripción Excel, bajo "Grado" tiene "Sargento" y "1o" en lineas sucesivas. ¿Pueden ponerse en la misma línea?

   R: La base de datos requiere que la información de cada soldado se ponga en una sola linea. (En el ejemplo los datos se doblaron para caber en la pantalla). No importa si el texto se dobla dentro de una celda de Excel - todo se endereza cuando lo convierto a texto simple. ¡Por favor no use la tecla de "Entrar" para general dos lineas separadas en una misma celda!

   Por Cierto - La "o" es en realidad un superscripto muy difícil de leer - originalmente yo creía que era una "a" y se refería a "Sargento de 1^a Clase", pero es una "o" y creo se refiere a "Sargento de 1^o Grado" - ¿Sabe alguien el significado?

2. Entendemos que debemos mandar la primera página que completemos para revisar que no hay problemas, pero ¿Debemos mandarle cada página a medida que la completemos o solo cuando hayamos completado las otras 9 páginas?

   R: Después que yo compruebe la primera página, puede mandar una página a la vez o un archivo conteniendo varias páginas. Puede, si quiere, romper la continuidad en el medio de una pagina - como usted prefiera. Yo voy a reunir todos los datos en un archivo grande para cada letra del alfabeto. La razón de pedir una página de prueba es evitar que alguien hiciera todo el trabajo de transcribir 700 nombres y hacer una transcripción de formato incompatible por una mala interpretación de mis instrucciones. Yo puedo arreglar muchos errores al "por mayor" con mi editor de programas pero no puedo corregir todos los tipos de errores.

3. Y si lo mandamos como un bloque de nueve páginas - ¿deben tener nueve nombres de archivos diferentes o solo uno?

   R: De cualquier modo esta bien. Siempre use un nombre diferente para cada archivo, no importa el numero de páginas. Siempre use la primera letra y el numero del primer soldado en la primera pagina del bloque - esto asegurará que los nombres de los archivos no se repitan y facilitará el combinar los archivos dentro de la base de datos principal.

   Favor de NO mandar la misma información de nuevo. Eso solo nos causará confusión y puede dar lugar a errores. Si mas tarde encuentra algún error, envie un e-mail ("correo-e" o "emilio") mencionado el numero del soldado y el error y lo arreglaremos en la base de datos principal.

4. ¿Nos informará usted si nuestra primera página esta correcta (o si no)?

   R: Si, yo notificaré a cada voluntario individualmente a medida que reciba las transcripciones y las compruebe.

5. ¿Quiere que pongamos un borde alrededor de cada "celda" (o sea alrededor de cada nombre, grado, fecha, etc.) o quiere solo el texto sencillo, bien alineado?

   R: Texto sencillo, por favor - todo va a ser convertido a texto sencillo de todas maneras. El alineamiento dentro de cada celda no importa, deje que el texto se doble dentro de la celda (seleccione todo el grid ("spreadsheet") y encienda el doblo de texto ("text wrap") bajo el menú (format ->cell ->alignment). No trate de mejorar como luce el texto dentro de la celda.

6. ¿Informará usted a todos los voluntarios personalmente si hay alguna actualización de las instrucciones o la lista de regimientos, etc.?

   R: Buena idea, nosotros mantenemos una lista de distribución de e-mail para poder notificar a los voluntarios directamente (de esa manera no llenamos la lista CUBA-L de mensajes de tipo administrativos). Estamos seguro que tendremos que hacer aclaraciones a medida que el trabajo progrese. Ya tuvimos que añadir 2 nombres nuevos de regimientos cuando estabamos transcribiendo los datos de el apéndice. También encontramos que algunas entradas en el apéndice no tenían el nombre del regimiento así que pusimos una "M" por "miscelánea" para mas adelante tratar de arreglarlo si encontramos los datos.

7. En mi lista tengo, por ejemplo - Aguilera (ó Aguila) Mariano. ¿Como quiere que tratemos esta situación?

   R: hay dos maneras de manejar esta situación - una es de entrar los datos igual que en el original (pero sin el acento). Otra manera es hacer dos entradas, una bajo cada uno de los apellidos, pero también indicando la forma alternativa. De esa forma, una búsqueda encontraría la entrada por cualquiera de los dos apellidos. En este ejemplo creo que es mejor hacer dos lineas como sigue:

   
   9999,Aguilera (o Aguila),.,Mariano....(etc)
   9999,Aguila (o Aguilera),.,Mariano....(etc)
   

8. ¿Como debemos poner las letras en superscripto (letras superiores)? No he logrado hacerlas en Excel.

   R: No use las letras superscriptas - use "1o" en vez de "1^o". Después que terminemos yo puedo, con mi editor, hacer un cambio global para restaurar las letras superscriptas directamente en el idioma html del web.

9. A algunos de mis nombres le falta el día en la fecha. Por ejemplo, uno dice solo "Abril 95". ¿como podemos indicar esto?

   R: Simplemente escriba un "?" en lugar de cualquier dato que falte, por ejemplo: "?-Abr-95".

10. ¿Hay algunos consejos que puede darnos para poder decidir, cuando hay solo un nombre de los padres, si es masculino o femenino? Tengo entendido que si termina en "o" probablemente es masculino y si termina en "a" probablemente es femenino. ¿Se puede confiar en eso? Uno puede revisar los otros nombres en la lista y si el tal nombre aparece como parte de un par (o sea si aparecen los nombres del padre y también de la madre) entonces será aparente si es masculino o femenino. Como ultimo recurso (en vez de adivinar), a María parece no le importa contestar preguntas.

    R: Si, esa es la regla general y es bastante confiable. Ed o María con gusto le contestará sus preguntas.

11. ¿Que debemos hacer si no estamos seguro como se deletrea un nombre? Yo tengo el numero 286 que parece ser "Leoncio Arias" pero no estoy el 100% seguro y me disgusta el adivinar.

    R: Mándenos un e-mail mencionando el número - nosotros quizás lo logremos descifrar consuoltando una mejor copia o el libro original. Simplemente haga nota del problema y mándelo en un e-mail para tratar de arreglarlo mas adelante.

12. ¿Que debemos hacer si creemos que hay algún error en el original? Por ejemplo, mi número 78 dice - "Alfonso Madan, Pedro", con la coma después del Madan. ¿Puede ser Alfonso el primer apellido de este individuo?

    R: Si, Alfonso puede también ser apellido. Estoy seguro que encontraremos errores de verdad, pero debemos evitar crear errores nuevos - trate de transcribir los datos exactamente como están escritos. Ya hemos encontrado varios soldados con nombres femeninos. Yo nunca oí de haber mujeres soldadas pero pueden haber habido enfermeras, etc.

13. Probablemente ya leyó sobre el regimiento que encontré que no estaba en su lista. Era el Cuartel General del Departamento Occidental, que incluye los soldados numerados del 73 al 87. María me dijo que inventara un código y yo pienso que el "W-HQ" probablemente es apropiado.¿Lo adiviné bien?

    R: Si, ¡usted adivin&oacute mi sistema! - pero no deje de decirme si inventa un nuevo código para acordarme de añadirlo a la lista.

14. Espero que la gente no este escribiendo "idem". Se que usted ya lo ha mencionado, pero no seria mal el repetir como manejar este caso.

    R: Hasta ahora nadie ha hecho esto. "idem" e "id." significan "igual que arriba". Por supuesto no se deben usar estas expresiones cuando los datos se van a reordenar. Quizás ha notado que los nombres en el original no aparecen en orden alfabético, aun dentro del mismo cuerpo. Uno de los beneficios de hacer una transcripción electrónica es que permite ordenar todos los nombres alfabéticamente. La pagina que muestra la base de datos automáticamente pone los nombres en orden. Es por eso que demora unos segundos en mostrar los nombres en el grid.

15. Cuando entro las fechas, algo raro pasa - algunas veces se alinea la fecha a la izquierda de la celda y otras a la derecha. ¿Que está sucediendo y como puedo evitarlo?

    R: Lo que está pasando es que Excel está reconociendo la fecha que usted esta entrando como información de tipo "fecha" (en vez de texto simple), pero solo cuando el mes usa la misma abreviatura que en el idioma Inglés. Las fechas con meses en idioma Castellano, como "15-Ene-95" no son reconocidas y son admitidas como texto sencillo. Cuando yo exporto los datos del Excel a un archivo delimitado por comas para la base de datos, ambos son convertidos a texto sencillo así que esto no importa. Si le molesta, usted puede hacer que Excel no haga esto. Seleccione la columna de "Fecha" (o el tablero completo) y escoja la opción"Text" bajo el menú "Format"->"Cell"->"Number". Esto tiene que hacerlo ANTES de entrar ningún dato. Si lo hace después de que haya entrado datos, las fechas en Inglés se convertirán en un numero de serie que corresponde al numero de días desde Enero 1900 (1904 en el Macintosh - no me pregunte la razón). Si accidentalmente usted hace esto, vaya inmediatamente al menú de "Edit" y seleccione "Undo Cell Formatting" para convertir los números otra vez en fechas.

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