Idea del Proyecto

La idea de transcibir la lista de veteranos de la Guerra de Independencia de Cuba a una base de datos accesible al publico por medio del web fue inicialmente concebida por Maria de la Torre.

Comprobamos primero el estado del libro original de acuerdo con las leyes de propiedad intelectual y concluimos que no habría ningún obstáculo legal para poder hacer la transcripción. Aunque al principio teníamos dudas de que podríamos terminar un proyecto de tal envergadura (el total de nombres a ser transcriptos llega a los 69,770), decidimos tratar de hacerlo.

Planeo del Proyecto

Primero hicimos una serie de experimentos a ver si era posible leer y captar la información directamente usando medios de reconocimiento automático de caracteres mediante lectura óptica. Esto resultó no ser posible por la mala calidad de las copias disponibles y por el modelo y pequeño tamaño de la tipografía empleada. (La lectura óptica si se mostró practica mas adelante cuando transcribimos las defunciones, que fueron impresas con una tipografía de mayor tamaño).

Brevemente consideramos la posibilidad de publicar las paginas individuales como imágenes de reproducción. Esta idea también se mostró no practica. Para poder reproducir la pequeña tipografía empleada, se requerirían imágenes de alta resolución, que a su vez requerirían archivos de gran tamaño. El alto numero de paginas (1004 paginas en la lista de soldados mas 263 paginas en la lista de defunciones) hubiera requerido el alquiler mensual de capacidad adicional de el servicio hogar, lo que hubiera aumentado los gastos de mantenimiento de CubaGenWeb. También tenia el grave inconveniente de no ser buscable por los nombres individuales.

Se llego rápidamente a la conclusión que tendríamos que transcribir los datos manualmente. Esto requería que a) desarrolláramos un método de transcribir los datos que fuera de fácil uso por los voluntarios y b) desarrolláramos un método para poner y encontrar los datos en el web que fuera de fácil uso y que pusiera un mínimo de requerimientos adicionales a la compañía hogar del sitio CubaGenWeb.

Una búsqueda fue realizada para encontrar un programa se motor de búsqueda basado en el web que tuviera las características deseadas. Afortunadamente, rápidamente encontramos un programa, aunque imponía algunas restricciones en el numero de campos en cada entrada y en el numero de entradas en cada archivo. Estas limitaciones se encontraron aceptables. El programa fue adquirido, el aspecto presentado al usuario fue desarrollado y pruebas fueron hechas para verificar la operación y como mejor entrar los datos.

Un formato para los datos fue diseñado que seguía el orden de los datos en cada entrada en el libro original y añadía la información sobre el regimiento a cada entrada para que esta se retuviera después de surtir las entradas. Se asignaron siglas a cada regimiento para reducir la cantidad de caracteres por entrar y para que todas las entradas tuvieran una nomenclatura uniforme.

El formato finalmente seleccionado retenía toda la información en la entrada original con excepción de el volumen, folio y pagina del documento original en los Archivos Nacionales de Cuba y las notas que aparecían después de algunas entradas. Creemos que el lugar donde las entradas originales se encuentran en el Archivo seria de interés solo a personas con acceso directo al Archivo. Tales personal podrían fácilmente localizar la información buscando en los índices en el Archivo buscando en una copia del libro de Roloff o un microfilm del libro.

Aunque algunas de las notas marginales en las entradas originales son de interés histórico, indicando, por ejemplo, que tal individuo trabajaba en un taller o que era un proveedor, la mayoría de las notas consistía simplemente de la nota "grado por aclarar". Creemos que estas notas hubieran aumentado significativamente la labor de la Transcripción y en su mayoría serian de interés genealógico limitado pues no había subsiguiente confirmación del grado. Al final, se decidió omitir estas notas de la transcripción.

Se preparó entonces una lista de instrucciones indicando como entrar los datos en la casa a un spreadsheet o un procesador de texto, explicando también como resolver las preguntas y conflictos mas comunes, así como transmitirnos los archivos transcriptos. Estas instrucciones fueron actualizadas a medida que se recibían mas preguntas de los primeros transcriptores. (ver las instrucciones pulsando el enlace en el menú de la izquierda titulado "Instrucciones para los Transcriptores")

Por el lado de recibo, también preparamos un programa para procesar los archivos recibidos a el formato deseado por el motor de búsquedas y también para corregir los errores mas comunes, tales como convertir todas las fechas a las abreviaturas en Castellano, remover todas las comas en las entradas, etc. También desarrollamos un programa para generar reportes y comprobar errores, duplicados o faltas en los números de secuencia de las entradas y para mantenernos al día en el progreso del proyecto (ver el mas reciente ejemplo pulsando el enlace en el menú de la izquierda titulado "Estado del Proyecto")

Al fin llego la hora de enlistar la ayuda de voluntarios para hacer la transcripción de los datos.

Ejecución del Proyecto

El aviso llamando a voluntarios fue puesto en la lista CUBA-L el 3 Abril 2000, con la primera transcripción de prueba recibida de los voluntarios el 11 Abril 2000. Las transcripciones siguieron llegando por seguido hasta Septiembre 2001, cuando cesaron de llegar casi por completo, habiéndose terminado poco mas de la mitad (ver la Figura abajo). Esto probablemente fue debido a otras demandas de tiempo a los voluntarios.

Casi nada sucedió en los próximos 9 meses hasta la Conferencia de Genealogía que tuvo el Club de Genealogía Cubana de Miami en Mayo 2002. En esta conferencia notamos que todavía había gran interés por terminar el proyecto y también supimos que una de las miembras del Club había logrado conseguir una copia del libro original en eBay. Seguimos sus pasos y tuvimos suerte en lograr conseguir una copia también. El tener el original en nuestras manos hizo posible el poder hacer copias de mejor calidad de las paginas para facilitar la transcripción (la legibilidad de las copias siempre había sido un problema). También nos facilitaba responder a las demandas de los voluntarios casi inmediatamente, para si no perder el interés o el impulso.

Una nueva llamada para voluntarios fue publicada en la lista CUBA-L. Este ultimo grupo de voluntarios (que incluía varios del grupo original) logro rápidamente completar casi todo el proyecto. Nuevamente, sin embargo, la cantidad de transcripciones se redujo después de unos meses y empezaba a parecer que íbamos a demorarnos otra vez. Ona vez mas, se solicito un pequeño grupo de voluntarios para terminar el proyecto. El proyecto quedo terminado al fin el 13 de Abril de 2003, tres años despues de iniciado.

Lista de voluntarios de los cuales recibimos transcripciones:

Al final de cuentas, participaron un total de 34 transcriptores en el proyecto, que duro tres años. Como era de esperar, por variaciones en la habilidad de escribir en máquina y del tiempo libre disponible, hubo una gran variación en el numero de nombres transcriptos por cada individuo.

Le damos especiales gracias a Maria de la Torre, la que produjo y distribuyo las copias a ser transcriptas durante los dos primeros años del proyecto. Estamos agradecidos y damos las gracias a los siguientes transcriptores voluntarios que hicieron posible el proyecto:

¡Gracias!

Archivo de Transcripciones Recibidas

Aqui tienen una compilación detallada de todos los archivos de transcripción recibidos:

Compilación de archivos recibidos

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